Die immer grösser werdende Informationsflut und historisch gewachsene Dateiablagen führen oft dazu, dass wir immer länger nach benötigten Dateien suchen. Nebst dem Verzeichnisdschungel kommen weitere „Painpoints“ wie Duplikate, keine oder falsche Versionierung, keine Offline-Verfügbarkeit usw. dazu.

Doch zurück zu der Eingangs aufgestellten Behauptung: Nehmen wir an, Sie können die Hälfte der o.g. Suchzeit einsparen, was realistisch ist. Dies hiesse hochgerechnet, bei einer Anzahl von 10 IT-Benutzern und den angenommenen Stundenkosten pro Mitarbeiter von CHF 95.00, eine Einsparung von 575 Arbeitsstunden pro Jahr oder rund 55‘000 CHF. Dazu gerechnet ist noch kein Aufwand für die Suche nach Papierdokumenten.

Doch was will ein KMU mit einem Dokumentmanagement-System. Da ergreifen viele von uns gleich die Flucht. Ob berechtigt oder nicht, lasse ich im Moment gerne offen, respektive ist doch sehr individuell.

Fakt ist. Es braucht tatsächlich meistens nicht gleich ein DMS um die Situation zu verbessern. Im Gegenteil! Oft reichen - frei nach 20:80 Pareto Prinzip - eine oder mehrere kleine Massnahmen aus, um bereits viel zu erreichen. Hier ein paar mögliche Lösungsansätze, welche wir von VIMESO bei unseren Kunden umsetzen:

• Erneuerung der Ablagestruktur (Dateiablage) Strukturierung nach individuellen Bedürfnissen mit Metadata- und Nutzpolicies. Gezielte Rechtevergabe und wenn sinnvoll Integration von Technologien zur Zusammenführung verteilter Speicherorte (z.Bsp. DFS))
• Dateiindexierung Serverseitig Mit der Serverseitigen Indexierung von Dateiablagen (Verzeichnissstrukturen) beschleunigen sich Suchabfragen oft um den Faktor 10-50 und dies ohne die Arbeitsgeräte damit zu belasten
• Firmeninterne Suchmaschine Vergleichbar einer Google-Suche nur in der internen Dateiablage. Hier gibt es verschieden Lösungen, welche einfach implementierbar sind.
• Digitalisierung von Papier Aufhebung von Papier-Archiven. Eingansdigitalisierung von Post mit elektronischer Verteilung, usw. Dank automatischer PDF Generierung mit Texterkennung (OCR) auch für KMU-Betriebe interessant. Bei solchen digitalisierten Dokumente, lässt sich auch nach Inhalt suchen.
• Datenablage in der Cloud Dies ist vor allem dann interessant, wenn es in einer Firma verteilte Standorte, mobile Benutzer oder Home-Office Benutzer gibt. Dies heisst Dokumentenverfügbarkeit zu jeder Zeit, mit einem beliebigen Gerät und ortsunabhängig. Als Beispiel sei hier Microsoft Office 365 mit SharePoint Online erwähnt, welches wir bei mehreren Kunden erfolgreich implementiert haben.
• Archivierung Das Verschieben oder Archivieren von digitalen Daten kann auf verschiedenste Arten und Kriterien vorgenommen werden. Die archivierten Daten werden oftmals auf günstige Speicher ausgelagert, wo diese bei Bedarf weiterhin auch in Echtzeit zur Verfügung stehen.
• DMS Dokumentenmanagement-Lösungen gibt es inzwischen fast so viele wie Sand am Meer. Ob der Einsatz eines DMS für einen Betrieb gewinnbringend ist, lässt sich erst nach Analyse der jeweiligen Lasten und Anforderungen eines Unternehmens beantworten.

Weitere Infos finden Sie in unserem Angebot unter Data-Services.

Markus Hiltbrunner | 03.02.2015