Eine alte Vision erwacht bei den Schweizer KMU's nun so richtig zum Leben . Ich mag mich noch gut erinnern, als an einer Partnerkonferenz vor über 21 Jahren Bill Gates - Microsoft Gründer und damaliger CEO - seine Vision vorgetragen hat: "Information at your Fingertips" und das sollte schon morgen passieren. Gedauert hat es etwas länger, aber ist nun Realität geworden.

Nachdem wir bei der katholischen Kirche Thun vor einem Jahr - zusammen mit unserem Partner eSupport - Office 365 einführen durften, haben wir nun sämtliche, dateibasierende Dateien in die - im Office 365 Abo mit enthaltende - SharePoint Dokumenten Management Lösung migriert. Und wer denkt, SharePoint sei noch immer ein kompliziertes DMS sei eines Besseren belehrt. Diese Dokumenten Verwaltung und Intranet Portal ist aktuell sehr skalierbar und passt sich den Bedürfnissen sehr schön an. Was man nicht nutzt sieht man nicht, kann aber jederzeit mit Funktionalität und weiteren Dateiablagen ergänzen werden.

Wir haben in einer kurzen Projektdauer das SharePoint Portal für den Kunden vorbereitet, getestet und dann über ein Wochenende die Dateien migriert. Immerhin ca 50'000 Dateien mit einem Gesamtvolumen von 150G igabyte. 

Mit einem verhältnismässig kleinem Aufwand haben die ca 20 Mitarbeitende der katholischen Kirche Thun, welche auf 3 Standorte verteilt sind, nun folgende Vorteile:

• Die alte Serverinfrastruktur und diverse NAS, welche hohe Kosten verursachte, konnte ersatzlos abgebaut werden.
• Die Daten sind in der Microsoft Cloud Europe gespeichert und werden auch dort gesichert.
• Da die Laufwerke und Dateiablage via Web-DAV im Windows Dateiexplorer integriert sind, bemerken dies die Benutzer an ihren Arbeitsplätzen kaum und mussten sich desshalb nicht stark umgewöhnen.
• Alle Dateien (vor allem Word, Excel und Bilder) stehen via dem Online-Portal von Office 365 zur Verfügung. Dies macht der Benutzer komplett unabhängig vom Standort und Gerät.
• Dank OneDrive stehen die Daten auch auf mobilen Geräten wie Notebooks, Tablets und SmartPhones zur Verfügung, auch wenn man gerade einmal offline ist. 
• Mit den Online-Applikationen von Office 365 (SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Delve usw) sind die Mitarbeitenden komplett unabhängig von spezifischen Geräte. Das bewährt sich inzwischen auch im Home-Office und von unterwegs.
• Die Suche in SharePoint haben wir so optimiert, dass innerhalb aller Jahre über den gesamten Dateibestand via Stichworte (Google ähnlich), Dateiarten und Zeiteingrenzung, blitzschnell die gewünschten Dokumente und Bilder gefunden werden.

Eben: "Information at your Fingertips" :-)

Das Thema ist schier unerschöpflich und wird durch die Verzahnung mit anderen Themen wie z.Bsp die anstehende digitale Transformation zunehmend auch unübersichtlich. Darum, wenn Sie Fragen haben, scheuen Sie nicht mit uns in Kontakt zu treten.

12.12.2016 | Markus Hiltbrunner