Die Microsoft Office Applikationen sind für die Mitarbeitenden des SRK äusserst wichtige Arbeitsinstrumente. Entsprechend hoch und vielfältig sind die Ansprüche an diese Umgebung. Bisher wurden im SRK rund 600 Vorlagen benutzt, was die Wartung und Anpassung, wenn beispielsweise ein Logo geändert werden sollte, enorm kompliziert und aufwändig gestaltete. Diese Situation war die Ausgangslage für eine entsprechenden Analyse mit Konzept.

Darin zeigte sich, dass für das SRK folgende Lösung optimal ist: Die alten Vorlagen wurden durch insgesamt 12 komplett neu aufgebaute Dokumente ersetzt. Wir haben dazu ein kundenspezifisches Menuband in Word entwickelt, welches individuelle Funktionen wie Organisation (Logos uns Adressen der regionalen Aussenstellen) Benutzerdaten oder die Sprache der Vorlagen steuert. Jeder Benutzer ist einzeln anwählbar und kann selbständig verwaltet werden. Die Vorlage erkennt die benutzerspezifischen Daten, das gewählte Logo sowie die gewünschte Sprache und füllt die relevanten Felder ab.

Diese Lösung ist einfach aber trägt zu einer grossen Effizienzsteigerung bei. Die Flut an Vorlagen wurde reduziert, die Bedienung ist enorm wartungsfreundlich und der Aufwand bei allfälligen Änderungen oder Ergänzungen äusserst gering.

Die Umsetzung mit den verschiedenen Abteilungen und Personen beim SRK hat Spass gemacht und wir bedanken uns für die gute Zusammenarbeit.

31.08.2018 | Markus Hiltbrunner