Ziel dieses achtmonatigen Projekts war, die zentrale Dateiablage von Alzheimer Schweiz neu zu erstellen. Die alte Ablage war über 15 Jahre "konzeptlos" gewachsen. Gemäss einer ersten Analyse 2018 umfasste diese Ablage insgesamt 380'890 Files in 54'707 Ordnern bei einer Datenmenge von ca. 900 GByte. Durch die tiefe Strukturierung (bis 19 Ebenen) und den beliebigen Ausbau ohne Konzept und Konventionen, war es für neue Mitarbeitende teilweise fast nicht möglich, gezielt etwas zu finden. Zudem funktionierte die Suche über den Dateiexplorer so langsam, dass auch dies keine Option zum Finden war.

Um einen sauberen Ablauf im Projekt zu gewährleisten, erfolgten nach der Analyse die ersten Massnahmen mit dem Löschen von überflüssigen Dateien und dem Start einer Indexierung. Dazu wurden Regelungen und Konventionen aufgestellt und das Projektteam erstellte neue Ablagestrukturen für die einzelnen Abteilungen. Nach mehrfacher Überarbeitung derselben, konnte die gesamte Ablage mit einem von uns programmierten Script automatisch erstellt werden.

Nun war die neue Ablage bereit für die Migration der effektiven Daten, welche an einem Tag durch die Projektmitglieder der einzelnen Abteilungen durchgeführt wurde. Dabei wurde vorgängig genau geplant, was wohin kommt, sowie eine Fortschrittskontrolle geführt. Am nächsten Arbeitstag konnte, nach einer kurzen Einführungsschulung, die neue Ablage bereits vollumfänglich genutzt werden.

Die Ablagestruktur (Dateiverzeichnisse) ist heute massiv weniger verschachtelt als vorher. So erfolgt die Datensuche nur noch bis maximal 7 Ebenen, wozu es vor der Neustrukturierung bis zu 19 waren. Weil damit die Ablage und Suche deutlich schneller ist als früher, ist das Einsparpotenzial an Zeit enorm hoch.

Nach der Migration bestehen noch 86'473 Dateien in 14'639 Ordnern resp. noch rund 157 GByte an Daten. Oder anders gesagt: Diese Datenmenge beansprucht 68% weniger an Serverplatz, die Anzahl Dateien und Ordner wurden um rund 75% reduziert.

Vielen Dank allen Beteiligten bei Alzheimer Schweiz. Die Umsetzung dieses Projekts mit euch war grossartig.

191118 | Markus Hiltbrunner