E-Mail-Management bedeutet Zeitaufwand und damit einher auch eine möglichst stressfreie Bewältigung des (Arbeits-)Alltags. Bei der heutigen Informationsflut ist es nicht immer einfach, den Überblick über den elektronischen Posteingang zu behalten. An alles zu denken, kann mit der Zeit ganz schön "stressen" und das Ganze kann auch zu einem ständigen "Zeitfresser" mutieren. Mit den heutigen modernen Hilfsmitteln und ein wenig Disziplin wird der Umgang damit einfacher, "stressfreier" und Sie behalten jederzeit den Überblick.

Wichtige Grundsätze

Wer nach folgenden Grundsätzen geht, hat schon einmal die erste grosse Hürde genommen:

• Jede Mail nur einmal öffnen
• Was weniger als drei Minuten dauert, dringend oder wichtig ist, sofort erledigen resp. beantworten
• Alle anderen Mails, werden entweder:
• zum Nachverfolgen gekennzeichnet,
• im Terminkalender eingeplant oder
• weitergeleitet, das heisst, in Form einer Aufgabe delegiert. Dies kann z.B. mit Microsoft Planner erfolgen.

• Eine fixe Bearbeitungszeit für die Mails definieren, denn konzentriertes Abarbeiten ist wesentlich effizienter, als sich ständig von neu eingehenden Mails ablenken zu lassen. Dies bewirkt nur, dass schliesslich 10 Mails offen und begonnen sind, Wichtiges vergessen geht und Anfragen unbeantwortet bleiben.

Soweit einmal die wichtigsten Grundsätze. Im nächsten Teil werden wir zu den einzelnen Hilfsmittel die besten Einsatzszenarien umreissen und insbesondere auch, wie diese am besten und einfachsten in Kombination genutzt werden können.

him: 200714