"Manage" Anfragen und Offerten mit Jira Core

Mit der Jira Workflow-Engine einfach und individuell aufgebaut, hilft die Lösung die grosse Anzahl von Anfragen effizient zu verarbeiten.

Als Spezialist für Blankstähle ist unser Kunde, die Metaltec AG aus Pieterlen/BE, vorwiegend in High-Tech-Bereichen wie dem Automobilsektor oder in der Medizinal- sowie Uhrentechnologie tätig. Ihre Produkte werden aber noch in vielen weiteren Branchen eingesetzt. Aus all diesen Bereichen treffen bei Metaltec täglich verschiedenste Anfragen ein.

Um die grosse Zahl an Produktanfragen bewältigen zu können, hat sich Metaltec zum Einsatz von Jira Core entschieden. Innert kürzester Zeit konnten wir das Tool entsprechend den firmenspezifischen Wünschen und Bedürfnissen anpassen und ein effizientes System zur Anfrage- respektive Offertbearbeitung entwickeln. Alle notwendigen Prozesse wurden definiert, parametriert und in Jira übernommen. So wird jede eingehende Anfrage bei Metaltec nach bestimmten Abläufen bearbeitet. Dabei werden die einzelnen Schritte festgehalten und die dazugehörigen Unterlagen - in digitaler oder Papierform - hinterlegt. Der Status jeder Anfrage und alle nötigen Informationen dazu sind auf einen Blick sichtbar. Und dank den definierten Filtern lassen sich benutzerspezifische Dashboards erstellen, sodass jeder Mitarbeitende sich seine Arbeitsumgebung selber gestalten kann. Mit dem Einsatz von Jira bei Metaltec wird sichergestellt, dass die Auftragsbearbeitung konsequent nach den definierten Parameter erfolgt.

Herzlichen Dank an alle Beteiligten - uns hat die Umsetzung dieses Projekts enorm Spass gemacht.

Mike Giezendanner | 2103

Adressen an einem Ort pflegen und überall verwenden

40'000 Adressen von Abacus, nach Exchange, nach 3CX... nach überallhin. Dieses Beispiel zeigt, dass es möglich ist seine Adressen ausschliesslich an einem Ort zu pflegen und trotzdem überall für praktisch jeden Zweck zu verwenden. Damit spart unser Kunde Tempro-Personal viel Zeit und steigert gleichzeitig die Qualität des eigenen Kontaktmaterials.

Ein oftmals ungelöstes Problem:

Irgendwo, meist im ERP, werden die Adressdaten und Kontakte präzise und mit viel Aufwand geführt und gepflegt. Nun möchte man dieses "gute" Adressmaterial doch auch in Outlook verwenden können, in der digitalen Telefonie zur Signalisierung und als Telefonbuch, auf dem Handy,  für irgendwelche Listen, für Massenversände, für Briefe in Word usw.

Doch diese Daten vom ERP in andere Softwaren zu integrieren ist "per se" kaum gegeben und somit meist schlichtweg unmöglich oder einfach zu kompliziert. Die Realität ist oft, dass Kontakte an mehreren Orten geführt werden hin bis zum kompletten Wildwuchs.... zum Beispiel, dass die Benutzer ein eigens Kontaktverzeichnis in verschiedenen Programmen führen. Dabei geht in der Summe viel Zeit verloren und was ist mit der Qualität der Daten, der Aktualität und wer pflegt das mit welchem Aufwand?

Mittels PowerShell-Programmierung lösen wir dieses Problem pragmatisch und mit verhältnismässig wenig Aufwand. Damit lassen sich inzwischen so viele Applikationen, Datenformate usw. ansprechen und verarbeiten, dass es sich schon fast aufdrängt. Wir holen z.B. bei unserem Kunden Tempro-Personal die Kontakte damit aus dem Abacus ERP, bereinigen diese mittels PowerShell und fügen die Kontaktdaten in ein "shared Postoffice" (geteiltes Postfach) oder einen "public Folder" (öffentlichen Ordner) des Microsoft Exchange Servers ein.

Von dort aus sind die Adressen fast überall nutzbar. Für die Synchronisation auf das Handy (via Outlook), für Listen, für Massenmails, für Schreiben in Word usw. Und von dort holt sich ebenfalls die 3CX IP-Telefonanlage die Kontaktdaten ab. Und somit stehen diese wertvolle Daten ebenfalls als integriertes Telefonbuch und Anrufer-Signalisation zur Verfügung.

Selbstverständlich holen wir bei der Verarbeitung nur das Datenmaterial ab, welches sich seit der letzten Transaktion geändert hat, wir prüfen auf Dubletten, führen Kontakte zusammen usw.

Dieses Beispiel steht als Platzhalter für weitreichende Möglichkeiten. Ähnliches haben wir z.B. schon mit SelcectLine, mit "Dynamics NAV" (Navision) und Weiteren gemacht.

Markus Hiltbrunner | 2102

Microsoft 365 Teams wird erwachsen

Mit neuen Funktionen mausert sich Teams zur universellen Plattform für Gruppenzusammenarbeit. Sei dies um Projekte zu "managen", Team-Zusammenarbeit in Abteilungen zu vereinfachen, führen des administrativen Teiles einer Firma oder anderen beliebigen Organisationseinheiten... Der modulare Ansatz lässt schier endlose Möglichkeiten zu.

Kanal Kalender (Channel Calendar)

Darauf haben wir lange gewartet! Endlich ist es möglich, auf einem Kanal einen "universellen" Kalender zu führen. Dieser dient z.B. zum Planen von Projekten, dem Einsatz von Personal,  zur Publikation von wichtigen Ereignissen, oder vielen weiteren Möglichkeiten. Und natürlich lässt sich dies auch in die bestehenden persönlichen Kalender und Ressourcen integrieren.

Ergänzung 210203: Der Kanalkalender wurde vor 3 Tagen, pünktlich wie von Microsoft angekündigt, weltweit ausgerollt.
Allerdings müssen wir uns noch wenig in Geduld üben, denn der Rollout kommt erst und ist auf anfangs Februar angesetzt, dieser dauert weltweit ca. 1 Monat.

Planner (to do):

Darüber haben wir in DIESEM Blogbeitrag bereits berichtet. Wir haben Planner nun seit über einem Jahr im Einsatz. Das Tool ist sehr vielseitig und lässt sich sowohl zur einfachen Pendenzenverwaltung bis hin zur komplexeren Verwaltung von Projekttasks verwenden.

In Projekten schätzten wir, z.B. unsere Kunden direkt mit im Team (als Gastbenutzer) zu haben. Dies ermöglicht das gemeinsame Führen, Zuweisen und Bearbeiten von Tasks. Alles an einem Ort für alle! Was vieles einfacher, transparenter und effizienter macht!

Lists

Die seit längerer Zeit in SharePoint integrierten Lists (Listen), lassen sich nun auch direkt in Teams integrieren. Und dies gleich in einer neuen und erweiterten Version.

Sie lassen sich für jegliche Arten von Listen einsetzen (z.B. im Screenshot als Lasten- Pflichtenauflistung in einem Softwareprojekt) Wir oder Kunden von uns schätzen z.B. die Möglichkeit, dass alle relevanten Personen darauf zugreifen und bei entsprechenden Rechten Einträge editieren und hinzufügen können (natürlich mehrere Personen gleichzeitig). Auch, dass man in Feldern mit vorgegebenen Werten mit automatisch zugewiesenen Farben arbeiten kann, die übersichtliche und automatisch generierte Bearbeitungsmaske, oder die Schnellbearbeitung in der Rasteransicht.

Der Kreis schliesst sich -> So macht Zusammenarbeit im Team Spass. Noch unklar, wie Teams Ihre Organisation einen grossen Schritt weiterbringen kann!? Wir unterstützen Sie dabei.


Markus Hiltbrunner | 2101

 

(PS: Microsoft Teams ist ein Teil der zahlreichen Softwaren und Services aus Office respektive Microsoft 365. Teams kann direkt im Browser, als Desktop-Applikation unter Windows oder MacOS oder auch auf Handys unter iOS oder Android benutzt werden)

Office Vorlagen-Erneuerung bei eicher+pauli

7 Jahre war unsere Office-Vorlagenlösung der 1. Generation bei e+p nun im Einsatz. Es wurde Zeit diese zu modernisieren.

Ganze sieben Jahre war die von uns entwickelte Word-Vorlagenlösung der 1. Generation bei eicher+pauli im Einsatz. Durch die enorme Effizienzsteigerung in der täglichen Anwendung dieser Templates und Hilfsmittel (auch für OneNote, PowerPoint und Excel), wurde die damalige Investition x-fach zurückbezahlt.

Mit der neusten Version, deren Implementation mit einem CD-Redesign einher ging, verfügt eicher+pauli nun über die neusten Funktionen, wie:

  • durchgängige Mehrsprachigkeit der Vorlagen
  • Adressintegration aus dem Adressbuch von Outlook/Exchange
  • OneClick PDF Versand mit automatischer Empfängerintegration und Weiteres ...

Wir unterstützen eicher+pauli auch in strategischer Beratung/Planung bezüglich Integration von Microsoft 365-Anwendungen, wie Teams, SharePoint usw. Ebenfalls lösen wir, als "letzte" Eskalationsstufe, anspruchsvolle Office-Supportfälle.

Wir sind stolz auf einen langjährigen und zufriedenen Kunden. Herzlichen Dank auch für die gute Zusammenarbeit über Jahre hinweg.

Markus Hiltbrunner | 2101

Starke, oft unbekannte Funktionen in Word

Oft sind es ja nur noch kosmetische Dinge, welche am "Urgestein" Word noch verbessert werden, wirklich neue Funktionen sind eher selten. Doch nachfolgende, neuere Funktionen können echte Verbesserungen und Vereinfachung bringen.

In Echtzeit zusammen am gleichen Dokument arbeiten

Werden Word-Dokumente in SharePoint (Teams) oder OneDrive gespeichert, stehen sie allen Beteiligten in Echtzeit jederzeit und überall zur Verfügung. Dateien müssen nicht mehr hin- und hergeschickt werden. Mehrere Personen können gleichzeitig an einem bestimmten Dokument arbeiten, alle sehen die entsprechenden Änderungen in beinahe Echtzeit. Sogar Kommentare oder Ideen können eingefügt werden.

Hören statt lesen

Über die Funktion "laut vorlesen" kann Word den markierten Text oder ein ganzes Dokument vorlesen. Sie können ganz entspannt zuhören.

In 60 Sprachen übersetzen

Ohne Word zu verlassen, können Sie mit dem Übersetzer Textpassagen oder ganze Dokumente in 60 Sprachen übersetzen. Ein Dokument in einer Fremdsprache können Sie in Ihrer eigenen Sprache lesen, ohne ein zusätzliches Programm zu verwenden.

Diktieren statt schreiben

Mit dem Add-In Diktieren müssen Sie sich nicht mehr an die Tastatur setzen. Alles, was Sie sagen, wird in Text umgewandelt. So haben Sie die Hände frei. Das Word-Menüband erhält dabei eine zusätzliche Registerkarte "Diktat".

Word-Editor korrigiert

Bereits während der Eingabe prüft Word-Editor Ihre Rechtschreibung und macht Sie auf Fehler aufmerksam, was ja nichts Neues ist. Aber darüber hinaus kann der Editor nun auch stilistische Vorschläge geben.

Tipp! Sie finden diese Funktionen gerade nicht, dann einfach das entsprechende Stichwort oben in der Kopfzeile bei der Lupe eingeben.

him 200914