Interne News: Neuer Lösungsbereich «teamwork services»

So neu zwar nicht mehr, aber inzwischen immens wichtig. Die digitale und moderne Form der Zusammenarbeit wird je länger umso mehr zum entscheidenden Vorteil…

In den letzten Jahren haben wir uns stetig weiterentwickelt. Seit längerem bauen wir

  • Intranet-Seiten mit Microsoft SharePoint,
  • realisieren Prozessautomatisierung und Digitalisierung mit verschiedenen Hilfsmitteln,
  • reorganisieren Dateiablagen und migrieren diese meist in die Microsoft 365 Cloud,
  • realisieren Collaboration-Lösungen mit Jira und Microsoft Teams und
  • passend dazu erbringen wir Beratungs- und Planungsleistungen.

Diese Teilbereiche sind über die letzten Jahren stetig gewachsen und entsprechend wichtig geworden. Als Abrundung und logische Ergänzung zu «office services», «data services» und «consulting services» haben wir im weitreichenden Umfeld von Zusammenarbeitslösungen und Digitalisierung hin zum «modern Workplace» nun den Kreis geschlossen.

Somit verfügen wir nun auf diesem Gebiet über ein weitreichendes und umfassendes Angebot für Kunden, welche ihr Potenzial ausschöpfen wollen. Die gewinnbringende Weiterentwicklung, Vereinfachung und Modernisierung einer Organisation liegt heute oft nicht mehr in den «grossen Softwaremolochen», sondern in der Optimierung des Bestehenden und eben auch der Digitalisierung und Verbesserung der Zusammenarbeit mittels moderner Hilfsmittel.

Wir freuen uns auf ein weiteres, spannendes Kapitel auf unserer bereits über 8-jährigen Reise.

him 200721

Too much Information Teil-I: Tipps zur effizienten E-Mail-Bearbeitung mit "den modernen" Hilfsmittel

Ordnen Sie Ihre Mails noch immer ein oder machen Aufgaben daraus? Dann wird es höchste Zeit, diesen Beitrag zu lesen! Die heutigen Tools und ein paar Tipps dazu helfen, den Posteingang schnell und effizient abzuarbeiten.

E-Mail-Management bedeutet Zeitaufwand und damit einher auch eine möglichst stressfreie Bewältigung des (Arbeits-)Alltags. Bei der heutigen Informationsflut ist es nicht immer einfach, den Überblick über den elektronischen Posteingang zu behalten. An alles zu denken, kann mit der Zeit ganz schön "stressen" und das Ganze kann auch zu einem ständigen "Zeitfresser" mutieren. Mit den heutigen modernen Hilfsmitteln und ein wenig Disziplin wird der Umgang damit einfacher, "stressfreier" und Sie behalten jederzeit den Überblick.

Wichtige Grundsätze

Wer nach folgenden Grundsätzen geht, hat schon einmal die erste grosse Hürde genommen:

  • Jede Mail nur einmal öffnen
  • Was weniger als drei Minuten dauert, dringend oder wichtig ist, sofort erledigen resp. beantworten
  • Alle anderen Mails, werden entweder:
    • zum Nachverfolgen gekennzeichnet,
    • im Terminkalender eingeplant oder
    • weitergeleitet, das heisst, in Form einer Aufgabe delegiert. Dies kann z.B. mit Microsoft Planner erfolgen.
  • Eine fixe Bearbeitungszeit für die Mails definieren, denn konzentriertes Abarbeiten ist wesentlich effizienter, als sich ständig von neu eingehenden Mails ablenken zu lassen. Dies bewirkt nur, dass schliesslich 10 Mails offen und begonnen sind, Wichtiges vergessen geht und Anfragen unbeantwortet bleiben.

Soweit einmal die wichtigsten Grundsätze. Im nächsten Teil werden wir zu den einzelnen Hilfsmittel die besten Einsatzszenarien umreissen und insbesondere auch, wie diese am besten und einfachsten in Kombination genutzt werden können.

him: 200714

Microsoft Planner - modernes Taskmanagement

Microsoft Planner ist ein schlankes und modernes Taskmanagement-Tool innerhalb des Microsoft 365 Universums.

Dieses Tool kann als sogenannte "stand alone" App  oder aber integriert in Microsoft Teams genutzt werden. So lässt sich Planner in Microsoft Teams in beliebigen Kanälen unabhängig einsetzen, z.B. fürs Projektmanagement, zum "tracken" von Pendenzen innerhalb von Abteilungen und Teams, für die Traktandenverwaltung und Taskmanagement innerhalb der Geschäftsleitung, usw. Jede eingefügte App bedient nur gerade dieses eine Theme, den spezifischen Kanal, das gewählte Projekt oder Team, etc.

Ein starker Pluspunkt dabei ist nun, dass es trotz verteilter "Planner-Apps" eine zentrale, persönliche Ansicht gibt. Hier werden die eigenen Tasks aus den verschiedenen Orten automatisch wieder aggregiert. Somit ist ein langjährig gehegter Wunsch erfüllt worden. Es können an beliebigen Orten zu unterschiedlichen Themen spezifische Task-Listen angelegt und geführt werden und trotzdem gibt es für jeden Benutzer einen zentrale, einzige Ansicht.

Planner Tasks lassen sich mit Buckets thematisch gliedern, sie lassen sich terminieren, anderen Benutzer zuweisen, mit Farbtags versehen, innerhalb der Tasks mit Checklisten versehen und so einiges mehr. Dabei ist die App flexibel und lässt sich auf die jeweiligen Bedürfnisse so einsetzen, wie es dem gerade aktuellen Thema am besten dient. Dank der verschiedenen Ansichten, den Remindern und eben der zusammengefassten persönlichen Ansicht, fallen keine Tasks mehr zwischen Tisch und Bank.

Schön, wenn Software vermehrt so funktioniert, wie der Mensch auch.

Noch unsicher, wie das Ganze am besten eingesetzt werden soll? Melden Sie sich, wir bringen Sie auf den richtigen Weg.

 

Markus Hiltbrunner | 200615

In der "Optimierung" von Office liegt noch viel Potenzial

Optimieren Sie Ihre Microsoft Office Umgebung, arbeiten Sie einfacher, schneller und steigern Sie dabei die Qualität! Berechnen Sie mit unserem Calculator Ihr mögliches Einsparpotenzial.

Mit der optimierten Anwendung der Office Applikationen sind laut einer aktuellen Studie der Gesellschaft für Konsumforschung Einsparungen von bis zu 25 Prozent möglich. Unsere Erfahrungen zeigen: 15 bis 20 Prozent sind absolut realistisch.

Ihre Daten

Die Vorgabewerte in den Feldern entsprechen Durschnittswerten. Sie können diese überschreiben

Ihr Einsparpotenzial


Wie weiter?

Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie mit wenig Aufwand dieses Optimum erreichen können. Kontaktieren Sie uns per nachfolgendem Formular; Ihre Berechnung oben wird gleich mitgesandt.

Gelebte Digitalisierung - Massive Kosten- und Zeiteinsparung mit SharePoint Online

Für die römisch-katholische Kirche im Kanton Bern haben wir eine SharePoint-Site entwickelt, welche es ermöglicht, alle geleisteten Freiwilligen arbeiten der rund 110 Organisationen,  an einem zentralen Ort zu erfassen und gemäss Vorgaben der kantonalen Behörden auszuwerten.

Bild der Startseite für die Leistungserfassung der Frewilligenarbeit
Screenshot der Startseite für die Leistungserfassung der Freiwilligenarbeit

Mittels Login auf der eigenen SharePoint Teamsite (Teil von Office / Microsoft 365) können von einem beliebigen Ort aus die erbrachten Leistungen erfasst werden. Durch eine klare Struktur, selbsterklärende Eingabefelder und Erfassungsmasken ist die Handhabung sehr einfach. Die erfassten Daten lassen sich im Portal beliebig auswerten, dabei sieht jede Organisation selbstverständlich nur die eigenen Daten.

Die WebApp bedeutet eine massive Einsparung an koordinativem und administrativen Aufwand. Sie ist in jeder Hinsicht schnell und spart zudem Ausdrucke, Portogebühren und all die händischen Arbeiten welche früher damit verbunden waren. Die Daten sind alle zentral gespeichert, so dass auf Knopfdruck für den gesamten Kanton die Auswertungen erstellt und den Behörden zugestellt werden können.

"And last but not least" - Solche kleinen Apps sind einfach toll und machen Spass in der Anwendung. Das ist ein nicht zu unterschätzender Faktor auf der Benutzerseite.

Danke für die gute Zusammenarbeit.

Markus Hiltbrunner | 200511