Reorganisation der 15-jährigen Dateiablage

Wenn beim Suchen auch wieder gefunden wird

Ziel dieses achtmonatigen Projekts war, die zentrale Dateiablage von Alzheimer Schweiz neu zu erstellen. Die alte Ablage war über 15 Jahre "konzeptlos" gewachsen. Gemäss einer ersten Analyse 2018 umfasste diese Ablage insgesamt 380'890 Files in 54'707 Ordnern bei einer Datenmenge von ca. 900 GByte. Durch die tiefe Strukturierung (bis 19 Ebenen) und den beliebigen Ausbau ohne Konzept und Konventionen, war es für neue Mitarbeitende teilweise fast nicht möglich, gezielt etwas zu finden. Zudem funktionierte die Suche über den Dateiexplorer so langsam, dass auch dies keine Option zum Finden war.

Um einen sauberen Ablauf im Projekt zu gewährleisten, erfolgten nach der Analyse die ersten Massnahmen mit dem Löschen von überflüssigen Dateien und dem Start einer Indexierung. Dazu wurden Regelungen und Konventionen aufgestellt und das Projektteam erstellte neue Ablagestrukturen für die einzelnen Abteilungen. Nach mehrfacher Überarbeitung derselben, konnte die gesamte Ablage mit einem von uns programmierten Script automatisch erstellt werden.

Nun war die neue Ablage bereit für die Migration der effektiven Daten, welche an einem Tag durch die Projektmitglieder der einzelnen Abteilungen durchgeführt wurde. Dabei wurde vorgängig genau geplant, was wohin kommt, sowie eine Fortschrittskontrolle geführt. Am nächsten Arbeitstag konnte, nach einer kurzen Einführungsschulung, die neue Ablage bereits vollumfänglich genutzt werden.

Die Ablagestruktur (Dateiverzeichnisse) ist heute massiv weniger verschachtelt als vorher. So erfolgt die Datensuche nur noch bis maximal 7 Ebenen, wozu es vor der Neustrukturierung bis zu 19 waren. Weil damit die Ablage und Suche deutlich schneller ist als früher, ist das Einsparpotenzial an Zeit enorm hoch.

Nach der Migration bestehen noch 86'473 Dateien in 14'639 Ordnern resp. noch rund 157 GByte an Daten. Oder anders gesagt: Diese Datenmenge beansprucht 68% weniger an Serverplatz, die Anzahl Dateien und Ordner wurden um rund 75% reduziert.

Vielen Dank allen Beteiligten bei Alzheimer Schweiz. Die Umsetzung dieses Projekts mit euch war grossartig.

191118 | Markus Hiltbrunner

Massive Zeiteinsparung und Vereinfachung dank digitaler Unterschrift

Mit der digitalen Unterschrift kommen viele Firmen in Sachen Digitalisierung einen grossen Schritt vorwärts

SignEasy ist eine Softwarelösung, um schnell und unkompliziert Dokumente auszufüllen und digital zu unterschreiben. Bei unserem Kunden, der Tempro Personal Management AG in Steffisburg, haben wir diese Lösung kürzlich realisiert. Mit SignEasy hat Tempro enorm viele Vorteile bei der Bearbeitung der rund 5'000 unterschriebenen Verträgen pro Jahr.

Statt wie bisher durchschnittlich eine Woche auf das händische Unterschreiben eines Vertrags zu warten, beträgt die Gesamtdauer mit SignEasy nur noch wenige Minuten. Weil kein Postversand mehr erfolgt, ist die Zeit- und Kosteneinsparung massiv. Zudem entsteht kein Medienbruch, da sich das mehrmalige Drucken und wieder Einscannen der Verträge erübrigt.

Ja, und zum Schluss stehen die Verträge allen Beteiligten sofort zur Verfügung. Sogar mittels App auf dem Mobiltelefon.

Vielen Dank an die Tempro Personal AG. Uns hat die Realisierung dieses Projekts mit euch grossen Spass bereitet.

191021 | Markus Hiltbrunner

Digitalisierung gelebt

Prozesse mit SharePoint digitalisieren bietet hohes Vereinfachungs- und Einsparpotenzial. Ein Beispiel anhand unseres Kunden Alzheimer Schweiz

SharePoint bietet viele Möglichkeiten, um Prozesse einfach und mit verhältnismässig wenig Aufwand zu digitalisieren. SharePoint Listen dienen dabei als "Datenbehälter" und mittels Verknüpfen entstehen ganze Datenbanken. Für die Eingabe der Daten braucht es keine separate Software oder ein "grosses" Formulardesign, denn SharePoint erstellt anhand der Listen automatisch Formulare zum Erfassen und Editieren.

Bei unserem Kunden, Alzheimer Schweiz, durften wir dies entsprechend umsetzen. Ziel des Projekts war, die Papierflut grundsätzlich zu verringern, die Erfassung der erbrachten Dienstleistungen der ca. 25 über die Schweiz verteilten Sektionen zu harmonisieren und zu beschleunigen sowie die Endjahresauswertung zu vereinfachen.

Auf der von uns entwickelten und eingeführten SharePoint-Lösung können heute alle Mitarbeitende aus den jeweiligen Sektionen mit dem eigenen Login die von ihnen erbrachten Leistungen erfassen - egal, wo sie sich befinden. Es müssen keine Papierrapporte mehr hin- und hergeschickt werden.

Die Daten stehen zentral sofort und mittels Excel-Auswertung zur Verfügung.

Das Anwendungsgebiet auf SharePoint ist riesig. Von der Adressverwaltung, Erfassung von Arbeitszeiten, Dienstleistungen bis hin zu spezifischen PowerApps ist fast alles möglich.

Der Hauptvorteil dabei ist: Die komplette digitale Kette ohne Medianbruch trotz dezentralisierten Erfassungsstandorten. Die Daten sind zentral zugreifbar, von überall und aktuell. Und wenn optional noch mit PowerApps gelöst, dann ist die Plattform auch Handy-fähig.

Herzlichen Dank an alle Beteiligte bei ALZ - uns hat die Umsetzung des Projekts grossen Spass gemacht.

16.09.2019 | Markus Hiltbrunner

Eröffnung der Azure und Office 365 Rechenzentren in der Schweiz

Es ist soweit - Sie sind seit Ende August in Betrieb.

Auch in der Schweiz ist es nun möglich, globale Cloud-Services aus dem Inland zu beziehen. Das heisst, Microsoft Azure steht bereits von Rechenzentren in den Regionen Zürich und Genf zur Verfügung. Office 365, Dynamics 365 und Power Plattform sollen folgen, weshalb die Cloud-Infrastruktur nun zügig ausgebaut wird. Voraussichtlich 2020 sollen diese Dienste ebenfalls direkt aus der Schweiz angeboten werden.

Damit zeigt Microsoft, dass die Firma die Anliegen der Kunden ernst nimmt und auf die steigende Nachfrage aus dem gesamten europäischen Raum reagiert hat. Die Infrastruktur in der Schweiz ist zuverlässig und bietet sich in diesem Fall an. Die Schweiz gilt zudem überall als glaubwürdig und hat stabile Rahmenbedingungen.

Weitere Informationen zur Microsoft Cloud, die in der Schweiz startet, erfahren Sie hier. Selbstverständlich halten wir Sie mit weiteren Blogs zu diesem Thema auf dem laufenden.

2. September 2019 - Markus Hiltbrunner

Microsoft Teams, der Senkrechtstarter, wenn es um Zusammenarbeit geht

Zusammenarbeit im Team, Infos an Mitarbeitende, Projektmanagement, Digitalisierung, usw.. Das alles und mehr ist für uns seit einiger Zeit Microsoft Teams.

Wir bei VIMESO nutzen Microsoft Teams seit Beginn weg (2017) und zwar primär für das Management und Handling von Kundenprojekten. Denn:

"Ad hoc" stellt man zusammen, was man für die agile Erfüllung des Projektes benötigt: Einen Teil der SharePoint Dateiablage, eine eigene Dateiablage, Microsoft Planner als Kanban Taskmanagement Tool, eine Teamkalender- / Zeitplanung, einen Chat, wichtige Dokumente, ein Notizbuch mit OneNote, einen Zugriff auf Jira, usw.
Alles an einem Platz - Themen- und zielgerichtet. Egal, ob ab PC, Handy oder direkt übers Internet genutzt
Dank proaktiver Benachrichtigung, wenn z.B. ein anderer Mitwirker etwas publiziert, ist man immer up to date, egal, wo man sich gerade befindet
Und das grosse Plus: Unsere Kunden sind als Gastbenutzer und Mitwirker auch dabei. Heisst u.a.: Keine Dateien per E-Mail hin und her, keine Notizen da und dort, direkte Kommunikation via Business-Chat am Ort des Geschehens… eben alles, was man braucht, an einem Ort

Weitere Anwendungsfälle:

Für das Posten von wichtigen Informationen innerhalb der Firma oder deren Abteilungen. Teams löst die starren Intranets ganz easy ab
Für einzelne Abteilungen wie Administration, Verkauf, usw. Für Infos, für Termine, für Protokolle etc.. Alles papierlos sauber, digitalisiert, effizient und schnell

Zusammenarbeit (Collaboration) themen- und projektbezogen, "Menschengerecht" auf eine neue und einfache Art. Das ist, was wir in Zukunft mehr sehen wollen. Melden Sie sich, wir zeigen Ihnen, wo es lang geht.

Markus Hiltbrunner - 190827