Office 365 ist endgültig durchgestartet und, spätestens mit dem erscheinen von Teams, zu einer mächtigen Produktivitäts-Plattform geworden. Sie bietet umfassende Lösungen für die persönliche Arbeitsorganisation (Office, OneDrive, Planner usw.), für die Zusammenarbeit in Teams (Teams, SharePoint) und umfangreiche Business-Lösungen (SharePoint, Flow, PowerApps, Power BI) an.

Doch für KMU’s scheint das Ganze teilweise schwierig «greifbar» und man ist unsicher, wie eine Einführung überhaupt angegangen werden soll. Die Herausforderung besteht darin, dass die Implementation von Office 365, respektive eben bestimmter Tools, auch wirklich zu konkretem Business-Nutzen führt und die Produktivität der Mitarbeitenden und der Organisation verbessert. Dafür darf das Ganze nicht Technologie getrieben sein, sondern soll sich an den Bedürfnissen und den organisatorischen Gegebenheiten orientieren (Business-First Ansatz).

Doch wie geht man dies nun konkret an? Den Kopf in den Sand zu stecken, ist wohl der falsche Ansatz. Praxisfälle zeigen es inzwischen zur Genüge, Office 365 hat grosses Potenzial und hilft mit, die viel besungene Digitalisierung auf eine gute Art auch Wirklichkeit werden zu lassen.

Doch eben, es braucht einen Plan, ein kleines Konzept. Für eine erfolgbringende Implementation bedarf es vorgängig einer kleinen Analyse: Was sind die Bedürfnisse, wo liegt Potenzial, wie funktioniert eine Organisation. Erst dann lässt sich auch definieren, welche Werkzeuge wofür eingesetzt werden können und wie diese optimal zusammenspielen. Das Ganze hat eine gewisse Komplexität. Da der Werkzeugkasten sehr umfassend und oftmals auch nur Basis für individuelle Lösungen ist, braucht es eben einen Plan. Und um dahin zu gelangen, auch «Profis». Es ist unbedingt zu vermeiden, dass Office 365 schleichend und von den Benutzern getrieben langsam zu einem Wildwuchs heranwächst.

Fragen Sie uns an, wir beraten Sie gerne.

Markus Hiltbrunner | 200309

Die Frage, ob man im Unternehmen Microsoft Teams einsetzen soll oder nicht, beantwortet sich in der Praxis je länger desto klarer mit einem "JA"

Was Teams alles kann, habe ich erst kürzlich in einem Blog beschrieben - HIER.

Damit der Einsatz aber nicht zum Wildwuchs ausartet, sollte sich die Geschäftsführung strategische Gedanken bezüglich des Einsatzes machen. Wofür und wie soll dieses Produktivitätstool eingesetzt werden. Wo kann es dem Betrieb helfen, wie steigert es die Produktivität und vereinfacht die Zusammenarbeit. Wie ist die Abgrenzung gegenüber anderen Softwaren, usw. Zu diesen Themen habe ich bereits bei einigen Kunden Workshops durchführen dürfen.

Im Zuge dessen kommt auch oft die Frage auf, ob man die Mitarbeiter darin schulen soll. Was man ebenfalls mit einem klaren "Ja" beantworten kann. Im Idealfall aber eben erst, wenn o.g. Punkte bezüglich Einsatzart bereits definiert sind. Es ist wichtig, dass Mitarbeitende verstehen wie Teams funktioniert und wie es optimal eingesetzt wird. Die Arbeitsweise und die Art des Einsatzes unterscheidet sich von bisher Gewohntem und darum ist es wichtig, hier die entsprechende Denk- und Herangehensweise mit einem Schulungsworkshop zu öffnen.

Nun durften wir erstmals bei unserem Kunden Forem / Stiftung 3FO eine Schulung mit ca. 15 Personen durchführen. Die Schulung erfolgte vor Ort, spezifisch eingehend auf die Kundenbedürfnisse. Zum späteren Vertiefen haben wir ein Schulungshandbuch (Handout) in Deutsch geschrieben und abgegeben. So steht bei Forem nun nichts mehr im Weg: Die Teamarbeit kann auf eine neue und einfache Art, projekt- und themenbezogen auf einer Plattform erfolgen.

Herzlichen Dank für das gute Gelingen und die super Zusammenarbeit.

191217 | Markus Hiltrunner